Notuj kreatywnie – wykorzystaj cyfrowe mapy myśli

Spotykasz się z zespołem. Planujecie prace nad projektem, omawiacie blokery, wskazujecie usprawnienia. Ktoś wpada na nowy pomysł, inna osoba wskazuje jego słabości, dyskutujecie, znajdujecie rozwiązanie (a może nie znajdujecie, ale staracie się do niego zbliżyć). Widzisz że wiele wypowiedzianych zdań jest bardzo cennych i może pomóc nie tylko przy realizacji bieżącego zadania, ale także w przyszłości, warto więc ich nie zgubić. Jak o to zadbać? Na przykład robiąc notatki.

Notatki odręczne

Notatki – któż ich nie robił. W szkole, na studiach, podczas szkolenia, w trakcie spotkań zespołu – notatki pomagają „przygotować się przed”, „być na bieżąco w trakcie”, „pamiętać po”. Każdy potrafi zrobić notatkę, ale czy każda notatka spełni swoje zadanie? Szczególnie, jeśli ma ona być jasna i przejrzysta dla wszystkich uczestników spotkania?

Notatka ze spotkania może na przykład wyglądać tak:

Nie jest to czytelnie, w zasadzie nikt poza autorem nic z tego nie zrozumie (a i co do autora, który wróciłby do powyższej treści po np.miesiącu, też mam wątpliwości).

Notatki w edytorze tekstu

Może więc należałoby pisać w edytorze tekstu? Na pewno będzie czytelniej, ale czy wystarczająco? Weźmy poniższą notatkę:

Tak, da się odczytać, ale czy cokolwiek z tego wynika? Może więc trochę uporządkujmy:

Trochę podrasujmy formę, aby podkreślić rzeczy ważne:

Jest lepiej, ale wyobraź sobie że to co widzisz to plan prac na projektem: wielowymiarowym, rozwojowym, z kilkoma punktami kluczowymi rozgałęziającymi się w różne strony. Niektóre zagadnienia wynikają z innych, niektóre są bardziej istotne od innych, niektóre są wręcz kluczowe. Notując w sposób „liniowy” pozbawiasz się możliwości wychwycenia całokształtu, a przede wszystkim – bardzo utrudniasz sobie ewentualną aktualizację notatki jeśli tylko kolejne myśli stanowią rozwinięcie tematów już poruszonych. Dodatkowo udowodnione jest, że choć taki sposób notowania dobrze aktywuje analityczną część mózgu, to jednocześnie zaniedbuje część odpowiedzialną za syntezę danych.

Notatki – podejście kreatywne

Jak więc sporządzić notatkę, która daje lepszy obraz całości, jest łatwa w aktualizacji, wskazuje na priorytety wśród zadań i uaktywnia tą część mózgu, która odpowiada za syntezę (a nie tylko część analityczną, aktywną podczas tradycyjnego linearnego notowania)? Jedną z metod jest tzw.mapa myśli. Zapewne już o niej słyszałeś, przypuszczam też że słysząc „mapa myśli” widzisz oczami wyobraźni coś takiego:

I od razu zadajesz pytanie: czy mam się uczyć grafiki komputerowej, zakupić narzędzia do rysowania? Odpowiedź brzmi: możesz, ale nie musisz. Bo można użyć metodologii tworzenia map myśli z wykorzystaniem narzędzi komputerowych, które niesamowicie ułatwiają budowanie map. Owszem, być może utworzone w nich mapy myśli nie dają aż takiego efektu WOW jak powyższy przykład, ale w zupełności wystarczają do tego, aby nasze notatki były efektywne, elastyczne, czytelne, obrazowały całokształt i inicjowały kreatywność członków zespołu.

Budowanie mapy myśli

Budowanie każdej mapy myśli zaczynamy od postawienia tematu głównego. W naszym przykładzie będzie to nowa usługa, nazwijmy ją: Payments

Następnie idąc od ogółu do szczegółu dobudowujemy kolejne podtematy. Zauważ, że nie muszą one być sensu stricto podpunktami głównego tematu – mogą to być luźne myśli o zbliżonej wadze.

Niektóre z podtematów możemy rozbudować, nawet wielopoziomowo.

Tematy kluczowe możemy wyróżnić.

Jeśli w toku dyskusji pojawi się kolejne zagadnienie – w łatwy sposób zmodyfikujemy naszą mapę.

A może dojdziemy do wniosku, że jeden z tematów jest powiązany z innym? Nie ma problemu – zmieniamy strukturę (np.dodając relacje).

Manewrując umiejscowieniem poszczególnych „gałęzi” możemy je w razie potrzeby „uporządkować/pogrupować”.

Możliwości jest wiele, ale jak widać każdy uczestnik spotkania – dzięki dużej skalowalności struktury mapy – będzie w stanie w szybki sposób odświeżyć sobie przebieg, przypomnieć wnioski, a także dostrzec całokształt problemu i stopień jego skomplikowania. Oraz – co ważne – aktywować zarówno analityczną jak i syntetyczną część mózgu, aby potencjał zespołu był jak największy.

Na koniec nic prostszego jak wysłać (lub udostępnić) gotową mapę członkom zespołu i liczyć na dalsze efektywne spotkanie.

Narzędzia do budowy map myśli

Narzędzi do tworzenia map myśli (w tym również darmowych) jest sporo, powyższa mapa powstała przy użyciu programu XMind (program w podstawowej wersji jest darmowy). Jest on niezwykle prosty i intuicyjny w użyciu, w Internecie można znaleźć wiele filmików, które instruują jak tworzyć mapy myśli w XMind. Ze swojej strony gorąco zachęcam do własnych eksperymentów. Na początek może Ci się przydać informacja, że podstawowy pasek narzędzi widoczny po uruchomieniu ekranu pozwala na:

• dodanie tematu
• dodanie podtematu
• dodanie relacji
• wprowadzenie podsumowania
• wprowadzenie obramowania
• dodanie kolejnych elementów (jak np.obrazek, czy załącznik)

Każdy widoczny element możesz sformatować – najwygodniej to robić korzystając z panelu formatowania wyświetlanego przyciskiem Panel.

Podsumowanie

Oczywiście mapy myśli można tworzyć niekoniecznie w XMind – możesz również skorzystać z wielu innych narzędzi. Najważniejsze, aby wybrane narzędzie było wygodne i odpowiadające Twoim potrzebom – utworzone mapy myśli powinny być pomocne Tobie i Twojemu zespołowi.

A co jeśli wspólnie z zespołem stwierdzicie, że mapy myśli są nie dla Was? Może się i tak zdarzyć, gdyż mapy myśli nie są remedium na wszelkie bolączki. Warto jednak sprawdzić i przekonać się na własnej skórze, bo może akurat…?